Zakelijk goed voorbereiden op je vakantie!

Ga je lekker op vakantie? Hoe bereid je je, zakelijk gezien, goed voor! Laat je werk thuis! En geniet van je welverdiende weken vrij!

Ga je er even/lang tussen uit? Nu is het dé hoogste tijd om na te gaan denken over welke werkzaamheden je nog af krijgt voor je vakantie en welke zaken je gaat overdragen aan een collega of collega’s.

Ik geef je 7 solide tips over hoe je je, zakelijk gezien, goed kunt voorbereiden op je vakantie. 7 tips die eraan bijdragen dat:

  1. jouw werk afkomt vóórdat je op vakantie gaat,
  2. je werk voorgezet wordt tijdens je afwezigheid,
  3. je niet elke dag je email hoeft te checken omdat je collega’s je tóch nog wat vragen willen stellen,
  4. je bij terugkomst op kantoor al je zaken goed op een rijtje hebt en goed georganiseerd aan de slag kunt.

Tip 1 → Jouw/dé MASTER LIST

Neem voldoende tijd voor het (in)plannen van de werkzaamheden die af moeten vóórdat je op vakantie gaat én voor de zaken die door anderen afgerond dienen te worden tijdens je afwezigheid.

  • Maak een overzichtelijke lijst (een checklist) en vermeld daarop welke zaken nog door jou afgerond en ingeleverd dienen te worden. Zet op die lijst ook of, tijdens je afwezigheid, een collega er mee aan de slag dient te gaan en iets eraan toe dient te voegen. Schrijf gelijk op wie die collega is. Check: is deze collega wel aanwezig of overlappen jullie vakanties. Als dat het geval is, wie neemt het werk dan over?
  • Wat is de status van alle andere lopende projecten. Wat en wie (intern en extern) heeft er nog een contact moment of input nodig? Staan er nog afspraken/meetings ingepland in je agenda waar je niet aan kunt deelnemen? Ondanks je afwezigheid kun je wellicht nog wel iets aanleveren zodat een collega de afspraak voor je waar kan nemen.
  • Zijn er zaken die ook tijdens jouw afwezigheid gewoon ingezet dienen te worden en door moeten gaan? Welke zaken zijn dat dan en wie neemt deze over?
  • Zijn er relaties waarmee contact opgenomen dient te worden voor of na een bepaalde tijd of op een bepaalde dag? Wie gaat dat doen en wat dienen ze te doen?
  • Schrijf alles wat in je opkomt op, en orden de taken op die lijst bij onderwerp en bij de persoon die het gaat overnemen. Geef iedereen die op deze lijst voorkomt een kopie van deze lijst met bijbehorende instructie en vermeld ook duidelijk wat jij wilt dat ze gaan doen voor jou.
  • Wanneer je voor jezelf deze lijst gereed hebt kun je afspraken maken met je collega’s om de zaken door te nemen en verdere afspraken te maken. Wacht hier niet te lang mee. Wellicht zijn er nog veranderingen die aanvullend besproken dienen te worden. Geef je collega’s voldoende tijd om jouw werk tijdig in hun agenda in te plannen.

Tip 2 → Je werk relaties informeren

Wacht niet tot de laatste dag met het informeren van je relaties dat je op vakantie gaat. Meld het tijdig aan hen. Idealiter een aantal weken voordat je vertrekt. Overleg of er zaken zijn die nog vóór of juist ná jouw vakantie gedaan kunnen worden. Grote kans dat deze relatie zelf ook op vakantie gaat, gelijktijdig of net voor of na jou. Dan kun je duidelijke afspraken maken over wat er wel en niet mogelijk is ter afronding van een project of het starten van een nieuw project. Zo komt niemand voor verrassingen te staan.

  • Je kunt aangeven wie jouw zaken waarneemt tijdens je afwezigheid maar wees daarbij óók duidelijk over wélke zaken jouw collega’s gebeld kunnen worden.
  • Geef duidelijk aan je relaties aan wanneer jij weer beschikbaar bent na je vakantie. Dat betekent dat je er 1 dag of zelfs 2 dagen bij op dient te tellen omdat je jezelf dan de tijd geeft om ‘terug te komen’ om 1. je zaken op orde te krijgen, 2. je email bij te werken en 3. overleg met je collega’s te plegen over de zaken die zij voor jou waar hebben genomen, in hebben gezet en af hebben gehandeld. Ook je collega’s willen graag overleg met jou over alles wat ze voor je gedaan hebben.

Tip 3 → Je afwezigheid assistent

Stel nu al gelijk je afwezigheid assistent in. (Het bericht wat je automatisch vanuit je e-mail laat versturen wanneer je een e-mail van iemand ontvangt).

  • Houd dit bericht kort en krachtig en geef duidelijk aan dat je: antwoord geeft op de e-mail NADAT je terug komt én men bij MEER urgente hulp contact op kan nemen met een specifieke collega
  • Je hoeft in je bericht NIET te melden WAAROM je er niet bent, WANNEER je eerste ‘afwezigheidsdag’ is, WAAR je naar toe gaat of dat je op de locatie waar je bent GEEN WIFI hebt. Kijk eens naar onderstaand voorbeeld:

Geachte,

Bedankt voor uw e-mail. Ik ben niet op kantoor aanwezig tot en met [datum]. Ik zal antwoord geven op uw e-mail nadat ik terugkom. Wanneer u meer urgente hulp nodig heeft, kunt u een email sturen naar Peter Smit (petersmit@xxxxx.com).

Met vriendelijke groet,

  • Beloof niet om een reactie te geven op de dag dat je terug komt van vakantie. Geef jezelf voldoende tijd om je weer in te lezen en je goed voor te bereiden op alle aankomende werkzaamheden. Door aan te geven dat je e-mails beantwoord nadat je terug komt, las je automatisch ruimte in om overleg te plegen met je collega’s over het werk wat zij voor je hebben waargenomen. Wellicht gaan je collega’s kort na jou op vakantie en neem jij voor hen waar.
  • Beloof ook niet dat je collega gelijk een reactie geeft wanneer hij/zij e-mails ontvangt via jouw afwezigheid assistent. Zij hebben het werk van henzelf én het werk van jou erbij. Door aan te geven dat er iemand beschikbaar is voor ‘meer’ urgente hulp, geef je aan dat het e-mailadres niet bedoeld is om van allerlei e-mails naar toe te sturen, maar alleen voor ‘meer’ urgente hulp.

Tip 4 → Je papieren post

We krijgen niet zo heel veel papieren post meer maar wellicht zit je te wachten op een specifiek stuk wat een ‘natte handtekening’ nodig heeft of wat meerdere personen dienen te lezen en te ondertekenen. Wat wil je dat je collega’s doen met je papieren post? Maak ook daar tijdens je vakantie afwezigheid afspraken over.

  • Delegeer het ontvangen van je papieren post want het wordt nog wel eens vergeten. Geef aan die persoon aan of er belangrijke post tussen zit en wat je wilt dat er mee wordt gedaan.
  • Wil je dat alles op je bureau wordt neergelegd of delegeer je het openen en verwerken van je post aan een collega.
  • Vraag of je collega voor de belangrijke poststukken een lijst maakt en opschrijft welke actie er is ondernomen. Dan ben je bij terugkomst gelijk op de hoogte.

Tip 5 → Je zakelijke telefoon

Maak afspraken over het beantwoorden van je zakelijke telefoontjes en de afhandeling van het werk dat daaruit voort vloeit!

  • Wat wil je dat er gemeld wordt door diegene die jouw telefoon op kantoor aanneemt? Wil je dat ze puur een bericht aannemen of delegeer je juist je werk? Geef deze persoon duidelijke instructie zodat jij, wanneer je weer op kantoor bent, een overzicht krijgt van wie er gebeld heeft en wat de status van de eventuele afhandeling is.
  • Spreek je een bericht in en neem je contact op met de beller na je vakantie? Laat dan in je bericht duidelijk weten dat je contact opneemt ‘nadat’ je terug komt en dat er evt. voor ‘meer urgente’ zaken contact opgenomen kan worden met je vervanger. Maak geen belofte m.b.t. een terug bel datum. Geef jezelf tijd om terug te komen… Zie ook tip 3.
  • Heb je een zakelijke mobiele telefoon? Spreek dan een duidelijk bericht in op je voicemail met instructie wie men kan bereiken (i.p.v jijzelf) voor de ‘meer’ urgente zaken. Dan hoef jij de telefoon niet mee te nemen op vakantie en… ben je echt even weg.

Tip 6 → Je telefoon/e-mail beantwoorden tijden je vakantie? Ja of nee?

  • Houd rekening met degene met wie je op vakantie bent. Zorg dat je duidelijke en goede afspraken maakt over de scheiding tussen werk en vakantie en het beantwoorden van je telefoon en/of e-mail
  • Weeg af wat het kost en wat het oplevert: krijg je meer stress als je je telefoon een week moet wegleggen? Of meer ruzie met je partner als je elke dag je voicemail beluistert, je collega’s belt en een halve ochtend e-mails beantwoord op de dichtstbijzijnde wifi plek ?
  • Tref goede voorbereidingen en maak je werk overdraagbaar. Laat je collega’s je werk afhandelen net zoals jij dat voor hen doet wanneer zij op vakantie zijn.

Tip 7 → Blok tijd om in te lezen en bij te werken

  • Blok nu al 2 dagen in je agenda af nadat je terug bent van je vakantie. Dan heb je alle tijd om bij te praten met je afdeling, afspraken te maken met je collega’s die werk voor je hebben overgenomen, je email te lezen en duidelijk overzicht te krijgen van de lopende zaken. Wellicht gaat er een collega op vakantie en neem jij werk van haar/hem over
  • Neem ook de tijd om een nieuwe checklist voor jezelf te maken en je agenda (her) in te richten. Uiteraard zijn er zaken waar je ‘direct mee aan de slag moet’ maar maak geen beloftes die je niet na kunt komen zoals: de ochtend van terugkomst ‘iedereen’ terugbellen, 2 vergaderingen bijwonen en een deadline inplannen. Dan ben je in een klap weer je rust kwijt en het is ook niet echt realistisch en bevorderlijk voor het inhoudelijke werk
  • Begin niét direct met je e-mail! Trap er niet in! Laat eerst je collega’s aan het woord en laat hen werk aan jou terug overdragen. Zodra je met e-mail begint kun er ervan op aan dat het je dag gaat ‘overnemen’ en je geen tijd meer hebt voor iets anders. Ook je colega’s hebben je aandacht nodig. Ze hebben immers werk voor je gedaan
  • Neem de tijd om terug te komen. Je zal merken dat je na die 2 dagen weer lekker op de hoogte bent van alles en je vol aan de bak kunt gaan. Dat is veel productiever, effectiever en rustiger in je hoofd!

Ik wil je een heerlijke, gezellige, feestelijke en avontuurlijke vakantie toewensen! Geniet met volle teugen!

Voor ondernemers die een website willen die staat als een huis én er zélf de webmaster van willen zijn!

Ik reserveer iedere week enkele plaatsen voor het Gratis Website Succes Gesprek. Dit gesprek is speciaal voor ondernemers die hun verhaal en passie om willen zetten in een mooie, krachtige & persoonlijke website passend bij hun unieke ondernemerschap.

Vraag je Gratis Website Succes Gesprek hier aan!

Complete WordPress Website + 1-op-1 VIP training!

Jij verdient een fantastische Website passend bij jouw unieke ondernemerschap, waar jij jezelf als expert kunt profileren, je verhaal kunt delen en je diensten kunt verkopen.

Klik hier voor alle info.


Delen is enorm waardevol!

Veel dank daarvoor!
Sluiten X